Vier Schritte zum digitalen Wandel

4 Steps (© mooshny / Kurhan /© NicoElNino / Love the wind | fotolia.de)

Vielen Unternehmen fehlt es noch an den Grundvoraussetzungen, um digitale Workflows und automatisierte Kernprozesse Wirklichkeit werden zu lassen. 

Autor: Sundus Rifaat

Für die Studie „Digitalisierung der Arbeit“ hat Xerox mit insgesamt 600 IT-Entscheidern in unterschiedlichen Unternehmen gesprochen. Dabei kam heraus, dass fast die Hälfte heute bereits überwiegend auf digitale Prozesse setzt. Für die Zukunft hingegen stellen sich viele der Befragten nicht nur einen digitalisierten, sondern auch einen gleichermaßen automatisierten Arbeitsplatz vor. Rund 85 Prozent haben sogar bereits diejenigen Arbeitsbereiche identifiziert, die sich besonders gut dafür eignen. Die Finanzabteilung und der Kundenservice belegen hier die vorderen Plätze.

Diese Ergebnisse spiegeln zweifellos ehrgeizige Ziele wider. Jedoch scheinen sie derzeit für viele Unternehmen in weiter Ferne zu liegen, denn sie kommen aufgrund ihrer begrenzten Ressourcen bei der Digitalisierung nur langsam voran. 37 Prozent der Umfrageteilnehmer gaben sogar an, dass gar kein oder nur sehr wenig Fortschritt spürbar sei.

Was also tun? In vielen Fällen kann die Situation spürbar verbessert werden, wenn erst einmal die papierbasierten Prozesse neugestaltet werden, statt sofort in die Automatisierung zu gehen. Denn: Nur aus einem guten analogen Prozess wird auch ein guter digitaler, im Idealfall zudem automatisierter Prozess.

Insgesamt vier Punkte entscheiden darüber, ob die Unternehmen nachhaltige Digitalisierungs-Strategien entwickeln und realisieren können:

Abläufe verfolgen

Prozesse werden smarter – und leistungsfähige Analysetools liefern wertvolle Erkenntnisse darüber, wer genau wann Zugriff auf welches Dokument hat. Unternehmen sollten ein scharfes Auge darauf haben, dass sie über die passenden Instrumente für die entsprechenden Prozesse verfügen.

Updates teilen

Mitarbeiter und Teams werden Prozesse und Arbeitsschritte in der Produktion, im Service oder sonstigen Bereichen betrieblicher Leistungserstellung bereichsübergreifend, in Echtzeit und in Letztversion als Update dokumentieren und sogar als Content für andere Anwendungen, z.B. im Marketing, bereitstellen können. Nicht nur, daß die vielzitierten Silos überwunden werden, Statusupdates stellen sowohl Grundlage als auch Treiber für die wirkungsvolle und nachhaltige Umsetzung von Compliance dar.

Skalierung ist alles

Im digitalen Zeitalter gibt es ausreichend Automatisierungstools, die bei Bedarf skaliert werden können. Immerhin 45 Prozent der Befragten arbeiten jedoch in Unternehmen, die auch heute noch über keine solchen intelligenten Instrumente und Technologien verfügen. Künftig werden aber immer mehr Nutzer die Vorteile einer Software in Anspruch nehmen, die bislang von Menschen erledigte Aufgaben übernimmt – zum Beispiel die Veränderung von Daten, die Veranlassung spezifischer Reaktionen sowie die Durchführung von Transaktionen.

Teamwork

Jetzt, da sich Analyse und Bewertung auf einem immer höheren Niveau bewegen, rücken auch die Unternehmen immer näher an eine umfassende Digitalisierung ihrer Prozesse heran. Die nahtlose Zusammenarbeit von Menschen und automatischen Bots im Rahmen eines definierten Workflows wird immer stärker zur Realität.

Unternehmen neigen dazu, in Geschäftsbereichen und Abteilungen zu denken. Oft sind es Dienstleister von außen, die ihnen dabei helfen, das große Ganze im Blick zu behalten. Sie unterstützen Unternehmen darin, sich von einer halbherzigen „Teilzeit-Automatisierung“ zu verabschieden und digitalisierte Prozesse ganzheitlich umsetzen. Damit erlangen die Firmen entscheidende Startvorteile: Sie können Arbeitsprozesse verschlanken und flexibler agieren. Gleichzeitig erschließen sie zeitliche und finanzielle Einsparpotenziale.

Autor

Rifaat Portrait

Sundus Rifaat ist Head of Business Development Workflow Automation der Xerox GmbH.

http://www.xerox.de